On me pose souvent la question, pourquoi externaliser la fonction comptable? quand et comment la faire ? Qui doit la faire ? pourquoi payer pour externaliser cette fonction ?
Partant de ces multitudes de questions, il est important de répondre à toutes ces interpellations par un petit article décrivant les tenants et les aboutissants de l’externalisation de la fonction comptable.
1.L’externalisation comptable : principes et actualité
L’externalisation, aussi appelée outsourcing, désigne le transfert de tout ou partie d’une fonction d’une entreprise vers un partenaire externe.
Quand on regarde nos environnements, il s’agit d’une pratique pas encore très courante sous nos cieux. Cependant, avec l’engouement noté de ces dernières années autour de la création et le développement des entreprises ( création, poste création, amorçage, phase de croissance etc) , on peut espérer que les entrepreneurs sénégalais et/ou africains s’appesantiront sur leurs forces et faiblesses ( avec humilité) afin de faire externaliser toutes les fonctions dont ils ne sont pas doués ou outillés pour les assumer en interne.
Elle consiste très souvent en la sous-traitance des activités non essentielles et non stratégiques d’une entreprise ( un ingénieur S.I doit se soucier d’être à niveau dans ce domaine si évolutif et ne pas soucier d’avoir la tête à gérer la fonction marketing , finance ou RH etc…)
Il s’agit d’un outil de gestion stratégique qui se traduit par le recentrage de l’entreprise sur son cœur d’activité et ses compétences clés. L’externalisation est un processus souple ( simplicité doit être le maître mot) adapté aux choix et aux contraintes du client ; aucun cas n’est identique (c’est important de le signaler et de l’adapter au cas par cas).
Le prestataire, délégataire apporte son expérience et ses suggestions, mais c’est le client quidéfinit le meilleur équilibre qu’il entend obtenir entre objectifs économiques et contraintes.
Le processus d’externalisation concerne aujourd’hui la quasi-totalité des fonctions supports de l’entreprise, notamment la maintenance informatique le SAV, la logistique, la comptabilité ou la fonction financière etc…
La fonction comptable ( y compris administrative) est une grosse épine du pied pour les primo entrepreneurs ou les entrepreneurs aguerris au business florissant mais non dénoué de toutes capacités financières et comptables amène de pouvoir supporter ces dites fonctions. L’externalisation peut être une aubaine pour se débarrasser d’une fonction ô combien chiante pour un non initié.
Les motifs d’externalisation dans une entreprise peuvent être multiples :
- bénéficier de compétences étendues : par-rapport à la structure interne, le prestataire de services peut mettre les meilleurs spécialistes en face de problèmes parfois complexes, surtout quand il s’agira d’aborder des problématiques d’ordre fiscal, social et juridique ( droit ohada très complexe)
- une meilleure flexibilité en cas d’augmentation ou de diminution du nombre de collaborateurs, de l’activité de l’entreprise; le prestataire peut s’adapter plus facilement à toute modification de la marche de l’entreprise
- une meilleure flexibilité en terme de disponibilité des ressources (pas de soucis d’absence du personnel interne pour vacances, maladie ou autre)
- enfin et surtout avec la montée en puissance d’une compétitivité globalisée, un meilleur contrôle des coûts liés à la fonction, à l’infrastructure, au processus externalisé. Ces coûts contractuels, donc connus d’avance sont, en outre, moins élevés que les coûts internes grâce à leur mutualisation.
- Assurer enfin une plus grande disponibilité pour se concentrer sur le cœur demétier (sur les activités à valeur ajoutée).
2.Objectifs / avantages de l’externalisation comptable
Changement de nature de la fonction comptable interne
- Qualité du reporting périodique ;
- Obligations fiscales et sociales : surtout les pratiques d’optimisation ;
- Relations externes : fournisseurs, clients, banques ;
- La réflexion sur l’évolution du système d’information;
- Capacité de faire jouer les économies d’échelle ;
- Différentiel de coût salarial;
Flexibilité des effectifs et des coûts
- Les coûts progressent en fonction des volumes et non par paliers.
- Les effectifs internes sont optimisés, sans sous-emploi lié à la croissance anticipée et aux fluctuations saisonnières ( économies d’échelles surtout pour le start-ups africaines où au démarrage on dispose de peu de moyens pour les ressources humaines) ;
- Possibilité de répondre aux demandes exceptionnelles de la direction générale ou de la gérance ;
- L’option pour une solution hébergée permet d’éviter les coûts liés à l’achat, à la maintenance et à la mise à jour des systèmes comptables (logiciel et serveurs).
Accès permanent à l’expert comptable
Assistance comptable & fiscale et le volet Conseil mis en avant ( souvent sous estimé puisque ayant un caractère abstrait et intangible aux yeux des primo entrepreneurs, ce qui rend d’autant plus difficile pour nos professionnels de se faire payer cette typologie de prestation).
Concentration de l’entreprise sur son cœur de métier
Accélération et sécurisation des délais de clôture
- Obligation contractuelle de résultat du délégataire dans ses délais de traitement (exemple : j+2 pour une déclaration donnée).
- Capacité de substitution en cas de défaillances internes (maladie, congés, départs).
Continuité du service comptable, sécurité des données
- Back-up prestataire (connaissance totale du système et des traitements comptables de la société cliente).
- Back-up des données dans le système « en miroir » (si option pour hébergement logiciel & base chez le prestataire).
- Protection contre les pannes et intrusions.
Nous allons dans un prochain article parler des points suivants importants dans l’externalisation de la fonction
- La démarche standard de mise en place de l’externalisation à proprement dite
- Le schéma de fonctionnement / comptabilité externalisée
- Les options d’infrastructure proposées et adaptées à notre contexte local
- Les dispositifs garantissant la sécurité et la qualité de l’information comptable et financière
Démarche de mise en place
La mise en place d’un processus d’externalisation exige une forte implication du management et une démarche de partenariat étroit avec le prestataire lors de à tous les stades de la mise en œuvre.
La démarche de délégation comptable se traduit par la désignation d’un responsable projet placé sous la supervision conjointe de la direction comptable financière de l’entreprise et de l’associé du cabinet prestataire.
- Analyse de l’existant:
Objectif :
- Établir la cartographie de l’organisation comptable en vigueur
- Mode d’Imputation des pièces comptables
- Formalisation des circuits actuels de flux de documents (Workflow)
- Compréhension des modes de traitements comptables en vigueur: système comptable & de gestion propre à l’entreprise, comptabilité analytique & budgétaire)
- Prise en comptes des contraintes de l’entreprises (clôtures périodiques, délais de reporting, déclarations fiscales, etc)
- Analyse des volumes par circuit comptable
–Achat/fournisseur
–Vente/client
–Trésorerie / règlement.
- Choix stratégiques délégation des tâches et travaux conservés en interne
- L’analyse de l’organisation comptable existante en phase 1 permet de définir les enjeux pour optimiser la qualité, la fréquence et la pertinence des informations financières.
- A l’issue de cette analyse, une réflexion conjointe client/expert-comptable doit s’initier afin de définir précisément la nature des opérations externalisables et celles qui doivent demeurer en interne.
- Un cahier des charges matérialise les conclusions à l’issue de cette phase déterminante.
- Etude d’opportunité & analyse du retour sur investissement
Sur la base du cahier des charges défini à l’issue de la 2e phase, un business plan prévisionnel permettant de chiffrer le retour sur investissement est établi par l’expert-comptable :
- Calcul du coût complet de la structure et des traitements actuels
- Evaluation du nouveau coût interne prévisionnel (coût actuel moins les économies liées à l’actualisation) et du coût externe.
- Estimation de la réduction des charges d’exploitation en année 1 et des perspectives d’évolution sur les années suivantes en fonction de la croissance.
4.Décision d’externaliser
La décision de sous-traiter donne lieu à la signature d’une lettre de mission définissant les engagements et obligations du prestataire et du client.
5.Mise en place de l’architecture de traitement/ formation
La mise en place de l’architecture de traitement s’articule en quatre phases successives:
- Paramétrages des systèmes et interfaces (logiciels, déversements automatiques, etc);
- Rédaction des manuels de procédures
- Formation du personnel
- Mise en œuvre progressive sur la base de dossiers tests.
6.Démarrage
Schéma de fonctionnement / Comptabilité externalisée
- Exploitation des comptes
- Traitement de comptes
- Saisies comptables
- Intégration des données
- Préparation des données
Options d’infrastructures proposées
En fonction des réponses aux questions précédentes, il existe plusieurs types d’options d’organisation de la fonction comptable avec des degrés plus ou moins importants de délégation au prestataire externe
Plusieurs options de traitement sont offertes:
Option 1 : externalisation totale (délégation de la totalité des traitements comptables à partir de la transmission des images de scan avec OCR transmises par la société)
Option 2: délégation partielle de la tenue de la comptabilité : la société conserve un ou plusieurs employés qui imputent et saisissent les pièces comptables scannées à l’arrivée, les travaux de pointage de comptes, de rapprochements bancaires et de clôtures sont pris en charge par le prestataire
Option 3: délégation totale de la tenue comptable, avec conservation des traitements et des données dans l’entreprise ; les images de pièces scannées et transmises au prestataire sont exploitées par le back office sur le serveur de la société pour l’ensemble des traitements comptables.
Par ailleurs, différents choix hébergements sont possibles (voir schémas pages suivantes):
- 1er choix d’hébergement : Serveur hébergé par l’expert comptable
- 2nd choix d’hébergement : Traitement à partir du serveur client (accès VPN)
Dispositifs garantissant la sécurité et la qualité de l’information comptable
- Clauses de confidentialité dans les contrats de travail
- Protection des systèmes contre les copies
- Désactivation de tous les ports CD et USB
- Site sécurisé par un prestataire spécialisé
- Accès sécurisé et hiérarchisé
- Liaison Internet ou liaison spécialisée
- Technologie zéro papier (système de saisie double écran et absence d’imprimante et de photocopieurs sur le site)